Structure de la présentation de Gantt

La structure dans la partie gauche de la présentation de Gantt fonctionne de la même manière que celle qui se trouve dans la présentation Structure du projet ; ces deux structures affichent la liste des tâches incluses dans le projet, elles permettent toutes les deux d’ajouter des tâches de la même manière et elles peuvent toutes les deux être personnalisées avec les colonnes de votre choix, indépendamment l’une de l’autre.

Colonnes de la structure de la présentation de Gantt

Les colonnes disponibles pour l’affichage dans la structure de tâches de la présentation de Gantt sont identiques à celles qui se trouvent dans la présentation Structure du projet. Pour une liste complète, reportez-vous à la section Colonnes Structure du projet.

Construction de la structure du projet

L’organisation de tâches à l’aide des outils fournis dans le diagramme de Gantt, l’inspecteur de tâches et les commandes de menu est un moyen rapide et efficace de donner forme à votre projet. Vous pouvez modéliser avec précision le travail à accomplir soit en sélectionnant des tâches (représentées par des barres dans le diagramme) et en les déplaçant, soit en faisant votre choix dans un ensemble de commandes transformatives liées à la structure des tâches et du projet.

Groupement de tâches

Lors de la création initiale d’un projet, les tâches peuvent être organisées en liste simple, c’est-à-dire sans relations hiérarchiques entre elles. Il peut toutefois s’avérer utile de regrouper des tâches afin de constituer une structure hiérarchique permettant de mieux comprendre leurs relations.

Les tâches sont représentées dans la colonne Titre par un numéro qui précède chacune d’elles. Si vous sélectionnez Présentation > Structure de tâches > Numérotation hiérarchique, les tâches au sommet de la hiérarchie sont représentées par des nombres entiers tandis que les tâches des niveaux inférieurs sont représentées par des nombres suivis d’un point pour chaque niveau hiérarchique sous le niveau supérieur. Le premier enfant de la Tâche 1 est donc Tâche 1.1, le premier enfant de la Tâche 1.1 est Tâche 1.1.1 et ainsi de suite.

Lorsqu’une tâche obtient sa première tâche subordonnée (enfant), elle est convertie en tâche de groupe et adopte des propriétés uniques propres au type de tâches Groupe.

Il y a plusieurs moyens d’aborder le groupement selon que vous partez d’un ensemble d’éléments existants que vous voulez ajouter à un groupe, que vous convertissez un élément existant en groupe ou que vous créez une nouvelle tâche de groupe.

• Pour convertir une tâche en groupe contenant de nouvelles tâches subordonnées :

  1. Sélectionnez l’élément auquel vous voulez ajouter des tâches subordonnées.
  2. Choisissez Structure > Ajouter > Ajouter une tâche enfant (Commande-}).
  3. L’élément sélectionné se transforme en groupe contenant une tâche enfant.
  4. Vous pouvez ajouter d’autres tâches au groupe en appuyant sur la touche Retour.

• Pour introduire des tâches dans un groupe au sein d’une tâche homologue située au-dessus d’elles dans la structure :

  1. Sélectionnez les éléments à grouper.
  2. Choisissez Structure > Retrait (Commande-]) ou Tabulation, en fonction de vos préférences).
  3. Les éléments deviennent alors des enfants de l’élément situé au-dessus d’eux dans la structure.

• Pour introduire des tâches dans un groupe nouvellement créé :

  1. Sélectionnez les éléments à grouper.
  2. Choisissez Structure > Grouper (Commande-Option-L).
  3. Les éléments sélectionnés sont convertis en enfants du groupe nouvellement créé.

• Pour créer un nouveau groupe vide :

  1. Choisissez Structure > Ajouter > Groupe.
  2. Un nouveau groupe vide est alors créé.
  3. Pour ajouter des éléments à ce groupe, ouvrez-le en cliquant sur le triangle d’affichage en regard du nom du groupe (ou sur sa barre dans le diagramme de Gantt) et, le groupe étant sélectionné, créez de nouvelles tâches en suivant la procédure normale.

Liaison de tâches et de dépendances

Il existe un lien de dépendance entre deux tâches lorsque l’une doit être accomplie pour que l’autre puisse commencer. La représentation des liens de dépendance existant dans votre projet est essentielle pour comprendre le chemin critique des tâches permettant d’atteindre l’objectif final dans les délais et en respectant le budget.

Vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt dans la présentation de Gantt pour représenter les liens entre les tâches au moyen de lignes de dépendance. Une ligne de dépendance est tracée entre le début ou la fin d’une tâche (ou d’un groupe ou d’une étape clé) et le début ou la fin d’une autre.

Lorsque vous créez une dépendance, la tâche dépendante est automatiquement reprogrammée afin de respecter la dépendance. Après de nouvelles modifications du programme et après le nivellement, les tâches tentent encore de respecter les dépendances. Si une dépendance devient impossible ou si vous empêchez manuellement une tâche de respecter ses dépendances, cela provoque une violation que vous pouvez résoudre dans la fenêtre Violations.

Il existe plusieurs façons de relier des tâches :

• Sélectionnez au moins deux tâches dans la présentation de la structure ou sur le diagramme de Gantt, puis cliquez sur le bouton de connexion dans la barre d’outils pour créer une dépendance de type Fin–Début entre les tâches.
• Sélectionnez au moins deux tâches dans la structure de tâches ou sur le diagramme de Gantt, puis cliquez sur le triangle dans l’angle du bouton de connexion (ou maintenez ce bouton enfoncé) pour afficher le menu des types de dépendance ; choisissez le type qui vous convient.
• Placez le pointeur de la souris sur une barre de tâche dans le diagramme de Gantt, puis faites glisser une des flèches qui apparaissent aux extrémités de cette barre. La flèche se transforme en ligne de dépendance que vous pouvez alors déposer au début ou à la fin d’une autre tâche, d’un groupe ou d’une étape clé. Le type de dépendance est déterminé en faisant glisser la ligne à partir du début ou de la fin de la tâche préalable et en la déposant sur le début ou la fin de la tâche dépendante.
• Dans les colonnes Dépendantes ou Préalables d’une tâche, saisissez un code de dépendance ou de condition préalable. Ce type de code combine les identifiants des tâches concernées et le type de dépendance de la manière suivante :

1. Une dépendance Début-Fin à partir de l’identifiant de tâche 1
2. Une dépendance Début-Début à partir de l’identifiant de tâche 1
3. Une dépendance Fin-Début à partir de l’identifiant de tâche 4.1. (FD est le type de dépendance le plus courant ; ainsi, un identifiant de tâche seul, sans lettres, est supposé être de type FD.)
4. Une dépendance Fin-Début à partir de l’identifiant de tâche 4.2, avec un délai d’exécution d’un jour.

Tâches récurrentes

Une tâche récurrente est une tâche destinée à être répétée plusieurs fois. Cela peut s’avérer utile pour planifier des réunions hebdomadaires, réapprovisionner des stocks ou effectuer le suivi des étapes clés trimestrielles d’un projet en cours.

Pour convertir une tâche ou une étape clé en élément récurrent, sélectionnez-la, puis ouvrez l’inspecteur de tâches. Dans la section Infos de la tâche, ouvrez le menu local Type et choisissez Rendre cette tâche récurrente. La zone de dialogue de récurrence de tâche est alors affichée pour vous permettre de configurer les propriétés de la tâche récurrente.

1. Durée : fixez une durée pour la tâche récurrente.

2. Début : attribuez une date/heure de début à la tâche. Si la première occurrence de l’intervalle de répétition survient plus tard que la date/l’heure de début, cette dernière passe automatiquement à la première occurrence.

3. Fin : vous pouvez choisir entre l’option Fin d’ici suivie d’une date/heure spécifique (en programmant suffisamment d’occurrences pour remplir l’intervalle entre le début et la fin) et l’option Fin après suivie d’un nombre donné d’occurrences.

4. Intervalle de répétition : utilisez ce menu local pour choisir un intervalle en jours, semaines, mois ou années et déterminer le nombre d’intervalles entre deux répétitions.

5. Détails de l’intervalle : utilisez ces commandes pour préciser les paramètres de l’intervalle de répétition sélectionné. Cette section varie en fonction du choix effectué (jour, semaine, mois ou année).

6. Arrêter la répétition : cliquez ici pour convertir la tâche récurrente en étape clé ou tâche normale et annuler toutes les occurrences futures. Cette option n’est disponible que si vous modifiez les règles de récurrence d’une tâche récurrente existante.

7. Annuler, Appliquer : cliquez sur ces boutons pour annuler les modifications ou les appliquer.

Après avoir configuré une tâche récurrente, vous pouvez utiliser le menu Type de l’inspecteur Infos de la tâche et sélectionner Modifier les règles de récurrence, afin d’ouvrir une zone de dialogue permettant de modifier les propriétés de récurrence de la tâche, ou Arrêter la récurrence pour annuler toutes les occurrences planifiées de la tâche.

Chaque tâche récurrente est représentée dans la structure de tâches et le diagramme de Gantt sous la forme d’une tâche de groupe contenant toutes les instances programmées de la tâche ; par défaut, ce groupe apparaît aligné sur une ligne lorsqu’il est fermé.

Division des tâches

Il est parfois très utile de suspendre l’exécution d’une tâche particulière parce qu’un collaborateur important est parti en vacances ou qu’une autre partie du projet est devenue prioritaire, par exemple. Si vous voulez qu’une ressource ou un membre d’équipe consacre du temps à une autre tâche que la tâche actuellement prise en charge par cette ressource ou ce membre d’équipe, diviser la tâche en deux de part et d’autre de la période « d’interruption » est une solution idéale.

Pour diviser une tâche :

• Sélectionnez la tâche dans la structure.
• Choisissez Structure > Diviser la tâche (Option-Commande-S).
• Dans la fenêtre popover, réglez la durée des deux parties de la division, choisissez la date et l’heure souhaitées pour la reprise de la tâche après l’interruption, puis cliquez sur le bouton Diviser la tâche ; la tâche est alors divisée en vue d’être achevée plus tard.

Après avoir divisé une tâche, il est conseillé d’effectuer un nouveau nivellement pour s’assurer que la division constitue le moyen le plus efficace de gérer cette tâche compte tenu des ressources disponibles et des contraintes de temps du projet.

Création de tâches hamacs

Une tâche hamac est une tâche dont la durée dépend à la fois du moment où la tâche précédente se termine et du moment où la tâche suivante commence. Ce type de tâche s’avère utile en cas de délai fixe et lorsqu’il s’agit de décider quels sont les éléments compressibles si le projet prend du retard ou lorsque des facteurs externes ont une influence sur le moment où certaines parties du projet doivent avoir lieu.

Si vous deviez préparer un document écrit, par exemple, le temps consacré à sa révision varierait en fonction de l’achèvement du document et du délai imparti.

Nous allons créer un exemple de tâche hamac en nous basant sur ce scénario. Notre point de départ est un ensemble constitué de deux tâches et d’une étape clé reliées par des liens de dépendance de type Fin-Début. Rédiger le bulletin d’information, éditer le bulletin d’information et publier le bulletin d’information.

Nous voulons publier le bulletin d’information le 12 juin : nous allons donc définir une date de type début au plus tôt le pour l’étape clé afin de tenir compte de cette contrainte.

Nous allons ensuite ajouter une dépendance pour indiquer que l’édition se termine lorsque la publication commence. Comme « Publier le bulletin d’information » est une étape clé plutôt qu’une tâche, ses dates de début et de fin sont identiques de sorte qu’il s’agit d’un lien de dépendance Fin-Fin (si la publication était une tâche, ce lien serait de type Début-Fin).

Comme cette dépendance s’effectue dans un sens précis, il est préférable, pour qu’OmniPlan comprenne la relation, de sélectionner l’étape clé et de faire glisser une flèche de dépendance vers la tâche Éditer plutôt que de choisir le type de dépendance dans la section Dépendances de l’inspecteur de tâches.

Après avoir créé cette dépendance, nous pouvons supprimer le lien de dépendance inutile Fin-Début entre Éditer et Publier pour éviter de créer une boucle de dépendance.

À présent que nos liens de dépendance sont correctement définis, l’étape finale de configuration de notre tâche hamac consiste à la sélectionner et à choisir Hamacs comme type de tâche dans l’inspecteur de tâches.

À présent, si la rédaction du bulletin d’information dure plus longtemps que prévu, la durée de la tâche d’édition sera diminuée pour respecter les besoins des tâches de part et d’autre.

Modification dans le diagramme de Gantt

Manipuler des éléments directement dans le diagramme de Gantt peut s’avérer utile pour maintenir un plan à un point donné de son évolution. Les sections suivantes décrivent des outils permettant d’apporter des modifications au projet au fur et à mesure de son avancement.

Dessin des lignes de dépendance

Pour dessiner des lignes de dépendance entre deux tâches :

• Sélectionnez une barre de tâche dans le diagramme de Gantt pour afficher ses flèches de dépendance.
• Faites glisser une flèche de dépendance depuis le début ou la fin d’une tâche.
• Déposez la flèche sur le début ou la fin d’une autre tâche pour créer une dépendance.

Suppression de lignes de dépendance

Pour supprimer une ligne de dépendance entre deux tâches :

• Sélectionnez la ligne de dépendance en cliquant dessus.
• Appuyez sur Supprimer.

Cela a pour effet de supprimer la relation de dépendance représentée par la ligne et les tâches qui ne sont désormais plus associées peuvent se déplacer en conséquence.

Dessin des contraintes de tâche

Pour dessiner des contraintes de tâche :

• Maintenez la touche Maj enfoncée et faites glisser le pointeur depuis le début ou la fin d’une tâche pour créer une contrainte de début ou de fin.
• Maintenez la touche Maj enfoncée et double-cliquez sur une contrainte existante pour la supprimer.

Programmation manuelle des tâches

Pour programmer manuellement des tâches :

• Sélectionnez une tâche et faites-la glisser horizontalement à partir de sa position par défaut pour la déposer dans la chronologie.

• La tâche est programmée sur sa nouvelle position et son type de programmation est réglé sur Manuelle.

Modification de la durée d’une tâche

Pour modifier la durée d’une tâche dans le diagramme de Gantt :

• Cliquez sur la poignée de traction à l’extrémité droite d’une barre de tâche.
• Faites glisser l’extrémité de la barre vers la gauche ou vers la droite pour modifier la durée de la tâche. Vous pouvez faire glisser le pointeur en maintenant la touche Maj enfoncée pour vous arrêter à des valeurs entières.

Ajustement de l’accomplissement d’une tâche

Pour ajuster le pourcentage d’accomplissement d’une tâche :

• Cliquez sur la poignée blanche en forme de maison d’une barre de tâche.
• Faites glisser la poignée pour actualiser le pourcentage d’accomplissement.

Mise à jour de l’accomplissement des tâches

Si tout se déroule comme prévu, cliquez sur le bouton Rattraper le retard dans la barre d’outils.

Choisissez une date et une heure (par défaut, la date et l’heure actuelles) et spécifiez si vous souhaitez autoriser le marquage de tâches comme partiellement achevées et actualiser toutes les tâches ou uniquement les tâches sélectionnées.

Lorsque vous cliquez sur OK, les pourcentages d’accomplissement des tâches sont actualisés en fonction de la date et de l’heure spécifiées.

Reprogrammation des tâches inachevées

Si une tâche n’est pas achevée à la date prévue, vous pouvez utiliser le bouton Reprogrammer dans la barre d’outils pour déterminer rapidement la position optimale de la tâche dans la situation actuelle.

Cliquer sur le bouton Reprogrammer permet d’afficher la zone de dialogue suivante.

Choisissez la date et l’heure où les tâches inachevées doivent être reprogrammées et spécifiez s’il faut actualiser toutes les tâches ou uniquement les tâches sélectionnées.

Lorsque vous cliquez sur OK, les tâches inachevées sont déplacées (et l’ensemble du programme est actualisé), afin que le travail puisse continuer à partir de cette date.

Notez que cela concerne uniquement les tâches dont le travail n’est pas terminé alors qu’il était programmé pour une date antérieure à celle que vous spécifiez. Les tâches futures ne sont pas affectées.

Visualisation dans le diagramme de Gantt

Pour conserver les données de projet les plus pertinentes à portée de vos doigts, vous pouvez personnaliser l’apparence de nombreux éléments du diagramme de Gantt en fonction de vos besoins.

Personnalisation des étiquettes de tâche

Sélectionnez Présentation > Gantt > Personnaliser les étiquettes de tâche pour ouvrir l’éditeur d’étiquettes de tâche et accéder à des menus locaux permettant de déterminer l’emplacement des étiquettes des tâches, groupes et étapes clés, et le suivi des intervalles pour les lignes et l’en-tête du diagramme de Gantt.

• Suivi des intervalles : représentation du coût ou de l’effort cumulé ou par intervalles. Lorsque cette option est activée, la valeur est affichée soit sur chaque ligne (sous forme de texte placé sous la barre de tâche de la ligne), soit uniquement dans l’en-tête de date du diagramme de Gantt (sous forme de ligne sous la ligne de la date).

• Tâches, Groupes, Étapes clés : chaque type de tâches possède un ensemble de menus locaux qui représentent des zones de la ligne de la tâche dans le diagramme de Gantt, à savoir une zone préfixe, la barre de tâche elle-même et une zone suffixe après la barre. Vous pouvez utiliser chacun de ces menus pour choisir un type de colonne personnalisée à afficher dans cette zone de la ligne.

Modification de l’échelle du diagramme

Vous pouvez modifier la plage de dates visibles dans le diagramme de Gantt soit en utilisant le menu Loupe dans le coin supérieur droit du diagramme, soit en cliquant sur l’en-tête de date du diagramme et en le faisant glisser vers la gauche ou la droite comme pour redimensionner une colonne.

Ce menu est également disponible sous la forme d’un menu contextuel sur l’en-tête de date ; il comprend les commandes suivantes :

• Automatique : modifie automatiquement l’échelle de la zone visible du projet en fonction du début et de la fin de ce dernier.

• Spécifique : modifie l’échelle du projet par incréments de minutes, d’heures, de jours, de semaines, de mois, de trimestres ou d’années.

• Adapter au projet : modifie l’échelle du projet pour qu’il tienne complètement dans la zone visible du diagramme de Gantt.

• Adapter à la sélection : modifie l’échelle du projet afin que la sélection actuelle remplisse la zone visible du diagramme de Gantt.

• Personnaliser les en-têtes : ouvre les préférences d’affichage d’OmniPlan pour déterminer l’apparence des en-têtes de date dans le diagramme de Gantt.

Coloriage des heures libres (non ouvrées)

Pour afficher les jours non ouvrés avec une autre couleur d’arrière-plan dans le diagramme de Gantt, choisissez Présentation > Période non ouvrée, puis sélectionnez l’élément de sous-menu correspondant à votre situation : Aucune, Vacances, Week-ends ou Toutes.

Cette manière de mettre en évidence les périodes non ouvrées offre un aperçu plus clair de la situation et aide à comprendre pourquoi certaines barres du diagramme de Gantt semblent particulièrement longues alors que la durée des tâches ne l’est pas.

Vous pouvez choisir une couleur à attribuer aux heures non ouvrées dans l’inspecteur de styles et personnaliser ces heures dans la présentation Ressources.

Utilisation des chemins critiques

L’examen du chemin critique d’un projet ou d’une étape clé est un excellent moyen de se faire une idée des tâches les plus importantes pour atteindre l’objectif dans les délais. L’identification des tâches faisant partie du chemin critique (et vice versa) permet d’établir des priorités pour s’assurer que les délais sont respectés.

Par défaut, OmniPlan détermine le chemin critique en tenant compte des relations de dépendance entre les tâches et de la quantité de temps libre, ou marge, qui existe entre ces dernières.

• Comme le chemin critique dépend des liens de dépendance, une chaîne continue de tâches reliées par des liens de dépendance Fin > Début, par exemple, constitue un chemin critique simple vers l’achèvement du projet. Les tâches indépendantes ne figurent pas sur le chemin, car elles peuvent être effectuées à n’importe quel moment durant le projet.

• Comme le chemin critique est lié à la marge, l’existence de tâches hamacs, ou de tâches possédant une date de début située avant la fin d’autres tâches, par exemple, peut donner lieu à des périodes d’inactivité durant le projet. La durée de ces périodes qui déterminent si le chemin critique est affecté est définie dans l’inspecteur d’étapes clés.

OmniPlan peut afficher les chemins critiques d’étapes clés individuelles ou du projet dans son ensemble. Pour activer les chemins critiques, cliquez sur le bouton Chemin critique dans la barre d’outils ; pour choisir les chemins critiques à afficher, cliquez sur la flèche dans l’angle du bouton, puis choisissez les étapes clés souhaitées, ou sélectionnez-les dans l’inspecteur d’étapes clés.

Estimation des progrès accomplis à l’aide de lignes de base

Une fois que vous avez configuré un projet et que vous êtes prêt à le mettre en œuvre, vous pouvez définir un programme de ligne de base. La ligne de base représente les intentions initiales du projet, à comparer au programme constaté (réel). Le programme constaté, par contre, correspond à la façon dont un projet se déroule dans la réalité. Avant de définir la ligne de base d’un projet, le programme de ligne de base et le programme constaté sont identiques. Une fois que la ligne de base est définie, les modifications ultérieures n’ont plus d’incidence que sur le programme constaté.

Pour définir une ligne de base, cliquez sur le bouton Définir la ligne de base dans la barre d’outils. Vous êtes alors invité à indiquer le nom de la ligne de base dans un champ de texte (le nom par défaut correspond à la date du jour).

Lorsque vous cliquez sur OK, le programme de ligne de base est défini et toute modification ultérieure est appliquée au programme constaté.

Choisissez Programmes séparés ou Les deux programmes pour afficher en même temps le programme de ligne de base et le programme constaté, afin de pouvoir les comparer.

OmniPlan 4 prend en charge autant de lignes de base que vous le souhaitez. Cela signifie que vous pouvez à tout moment du projet enregistrer un instantané qui définit une nouvelle référence à partir de laquelle le projet réel peut être poursuivi. Vous pouvez comparer le programme réel à une ligne de base donnée à l’aide du menu Ligne de base/Réel dans la barre d’outils.

Estimation de la date d’achèvement d’étapes clés à l’aide de simulations (Pro)

OmniPlan 4 Pro comprend des outils permettant de calculer le degré de certitude lié à l’accomplissement d’une étape clé dans un délai donné en faisant appel à des simulations de Monte-Carlo basées sur l’estimation des efforts nécessaires pour atteindre l’objectif. Les résultats de ces simulations peuvent aider à identifier les sources potentielles de retard (ou d’avance par rapport aux délais prévus).

Pour effectuer une simulation, activez la présentation de Gantt et choisissez Simulations dans la barre d’outils ou Projet > Exécuter des simulations de Monte-Carlo. Les réglages que vous choisissez ici (et la simulation elle-même) auront une incidence sur toutes les tâches et toutes les étapes clés du projet.

Le niveau de certitude de la simulation est déterminé par la quantité d’efforts estimée pour accomplir les tâches aboutissant à chaque étape clé. Si vous n’avez pas estimé manuellement l’effort requis pour les différentes tâches, vous pouvez soit le faire, soit utiliser la fonction d’estimation automatique de l’effort (également disponible dans le menu local Monte-Carlo).

Lorsqu’une simulation est effectuée, un ensemble de barres horizontales est affiché sur les jours entourant chaque étape clé (représentée sous forme de petit losange) ; une barre signifie 20 % de certitude que l’étape clé sera accomplie le jour correspondant (5 barres signifient que selon la simulation, il est certain à 100 % que l’étape clé sera accomplie ce jour-là). Pour obtenir des détails supplémentaires, placez le curseur sur les barres du jour souhaité.